Elárasztják elektronikus postaládánkat az üzenetek, levelek, megállapodások, beszámolók stb? Kénytelenek lennénk gyorsan szelektálni, legalább fontossági sorrend szerint, de sokszor nehezen megy, mit vegyünk előre. Elektronikus „információ-túlterheltségben” szenvedünk, vagy odáig jutottunk, hogy egyeseknél e-mail függőségről is beszélhetünk? Nézzük, hogy vélekedik erről a pszichológus!
Úgy véljük, hogy az e-mailek rabjává váltunk a munkahelyen is? Túl sűrűn nézzük az elektronikus postaládát, és emiatt lassabban végezzük el a tényleges munkát? Ha így van, tennünk kell ellene! Hiszen az e-mailezés munka közben a feladatok állandó megszakítását jelenti. Természetesen ilyenkor kibillenünk az előző gondolatmenetünkből és az ügyek súlyától függően, bizonyos időbe telik újra koncentrálni a korábbi feladatra.
 |
Ez az információ-túlterheltség persze időveszteséggel jár a komplett munkavégzés tekintetében, amellett állandó stresszt, már-már szenvedést okoz a teljesítés közben. Ha nem tudjuk elérni a gyors szelektálást a rengeteg beérkezett levél között, sem pedig a rangsorba állítást az elektronikus levelek szüntelen áradatában, az a tehetetlenség érzését és a krónikus stresszt vonhatja maga után. Ez pedig, a legsúlyosabb esetekben, egészen a teljes „kiégéshez” (burn-out), azaz általános kimerültséghez és depresszióhoz vezethet – állítják a pszichológusok. Ezért változtatnunk kell az elektronikus úton beérkező információk sokaságának eddigi kezelési módszerén.
Az információs túlterheltség – mint feszültségforrás – enyhítése
Ha az egyik elektronikus információ egyre csak „sarkában van” a másiknak, nehéz elkerülnünk az állandó sürgető érzés szorítását. Megjött egy új e-mail? Gyorsan válaszolni kell rá, különben telefon-beszámolót tarthatunk a küldő személynek. Mindkét fél egyszerre áldozata és szereplője az effajta információs túlterheltségnek – mondják a pszichológusok. E stressz ellen védelmet jelenthet például, ha másolatban továbbküldjük az e-mailt– amennyiben a tárgykör lehetővé teszi – , több személynek, így a válaszadás felelőssége nem csak ránk hárul, kissé kikerülhetünk a nyomás alól.
Javaslatok a „túladagolás” kockázatának elkerülésére
Jó szervezéssel el tudjuk kerülni az elektronikus, írásbeli kommunikációs túlterheltség okozta feszültséget, ha megfelelő eszközöket találunk hozzá. Íme néhány közülük:
- A levelek dossziékban való tárolása
Speciális számítógépes programmal (kérje informatikus segítségégét) lehetővé válhat, hogy a másolatokkal érkező levelek dossziékba gyűljenek. Így akár az irodából való távozás előtt 10 perc alatt áttekinthetjük az aznapi helyzetet.
- Automatikus osztályozás beállítása
Ez esetben a beérkező anyagok tárgykör szerint és fontossági sorrendben a saját, adott dossziéinkba kerülnek automatikusan. Az időnyerés és a stressz elkerülése garantált!
Lényegre törő módszerek – a fölösleges munka elkerülése
- Az e-mail tárgyának megfogalmazása lehet akár egyetlen szó, vagy rövid jelzés – de mindenképpen a küldemény lényegét kell, hogy tükrözze. Hiszen ez az első és fő információ, melynek célja, hogy a címzett azonnal meg tudja állapítani, mennyire sürgős az intéznivalója a küldött anyag kapcsán.
- Az átvételi elismervény, vagyis a „tértivevény küldése” funkciót ne aktiváljuk, – talán csak a külső klienseknél.
- Tanácsos elkerülni, hogy ugyanannak az ügyfélnek e-mailek láncolatát küldjük. Ehelyett előnyösebb lényegretörően összeszednünk mondandónkat már az első alkalommal. Szintén fölösleges, idő- és energiapazarlást, valamint idegi megterhelést jelent, ha e-mailt írunk és ugyanabban a tárgyban telefonálunk is a partnerünknek.
- Amikor csak lehet, részesítsük előnyben a személyes megbeszélést a levelezgetéssel szemben – különösen akkor, ha az adott személlyel egy cégnél dolgozunk, de külső partnerek esetében is ajánlott. Ezzel nemcsak időt nyerünk, hanem a személyes kontaktus révén sokszor másképp (jobban) intézhetjük el ügyeinket.
Ha megfogadjuk a fenti jó tanácsokat, az elektronikus levelek szűrése és számának csökkentése révén prioritást fog élvezni a munkafeladatok tényleges elvégzése, az oda-vissza történő levelezgetés helyett. A pszichológusok emlékeztetnek rá: az e-mailek az információ átadására szolgálnak, és nem egy ügy megtárgyalására, elintézésére, vagy egy konfliktus rendezésére. És ha távoztunk a munkahelyünkről, illetve hétvégén, vagy szabadságon ne felejtsük el kikapcsolni a hivatalos levelező programot!
Galenus
